Основные правила переезда в другой офис

В настоящий момент экономическая ситуация весьма сложная, поэтому переездов не избежать, но большинство компаний стараются справиться с этой проблемой своими силами.

Предоставляем несколько советов по оптимизации данного процесса:
1. Заранее объявите сотрудникам о переезде. Сообщите точную дату и место, куда направитесь, а также обсудите способы подготовки к нему. Каждый должен быть проинформирован о плане посадочных мест на новом рабочем месте. Если вдруг кто-то захотел заняться упаковкой, то необходимо предоставить материал для этого.

2. Разработайте тайминг-план и следуйте каждому пункту. В нем должно быть время, которого должно хватить на упаковку, погрузку и разгрузку, а также на установку мебели и оргтехники на новом месте. Таким образом, вы сможете предупреждать ошибки и полностью контролировать процесс переезда.

3. Разработайте ситуационный план действий, который должен включать в себя способы расстановки мебели. Если новый офис большой, можно делить его на отдельные зоны или квадраты. Помните, что помимо размера стола нужно добавлять метр участка, чтобы сотруднику было комфортно выходить из-за стола. В плане должно учитываться расположение розеток.

4. Придумайте единый способ маркировки для вещей и отметьте офисное имущество. Чтобы не возникло путаницы, можно отмечать по следующей схеме: фамилия и инициалы, отдел, этаж, кабинет, № рабочей зоны. Маркировать нужно и общие вещи, например, кулеры с водой, вешалки и печатную технику, которые могут внезапно исчезнуть при переезде.

5. Контролируйте процесс переезда. Выберите пару ответственных лиц, одно из которых будет на месте переезда, а другое останется на старом. Иногда могут возникать разного рода конфликтные ситуации, например, при загрузке мебели в лифт. Также охрана может не пропускать грузовой автомобиль с имуществом на территорию предприятия. Решением спорных вопросов как раз должен заниматься координатор, а вы должны организовать коммуникационный процесс между двумя представителями.

6. Выберите основные приоритетные задачи: имущество, которое должно быть перевезено в первую очередь, очередность перевоза оставшихся вещей. На месте следите за работой служб.

7. Торопиться с уборкой на новом месте нет смысла, поэтому оставьте это на второй или даже на третий день, когда вещи будут полностью распакованы, а мебель и техника расставлена по своим местам.